Инвентаризация склада: как можно автоматизировать процесс

Опубликовано: 07.09.2018

Инвентаризация – это периодически проводимая проверка материального имущества организации, сличение фактически имеющихся ТМЦ с данными бухгалтерского учёта . Если вы предусмотрительный руководитель, желающий минимизировать потери и риски, а также быть в курсе всех дел своей компании, без инвентаризации вам не обойтись.

Выделяют два вида инвентаризации ТМЦ на складе: выборочную и полную. При выборочной учитывают и оценивают наличие определённой доли товарно-материальных ценностей, а полная подразумевает глобальную проверку всего, что хранится на складе.

Инвентаризация материальных ценностей на складе может выглядеть как внезапная (внеплановая) проверка или быть запланированной (плановая). Периодичность последней оговаривается во внутренней документации предприятия. Внезапная инвентаризация направлена не столько на фактический учёт хранящегося на складе, сколько на проверку компетенции работников, поскольку к ней нет возможности подготовиться.

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

перед сдачей годовой отчётности (ежегодно); реорганизация или ликвидация компании; перед продажей предприятия, его покупкой или сдачей в аренду; при увольнении или смене материально-ответственного лица (кладовщика, заведующего складом); после ЧП (стихийное бедствие, пожар, кража); по инициативе руководства.

ТОП-6 самых важных статей для руководителя:

Инвентаризация на складе предприятия: виды

Как уже говорилось, инвентаризация склада бывает полная (ещё называют сплошная или общескладская) и выборочная. Учёт и оценка товара ведутся материально ответственными лицами (кладовщиками), при этом опираются на базу данных.

Полная (сплошная) инвентаризация

Подобная проверка, как правило, проводится ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Однако некоторые предприятия осуществляют полную инвентаризацию каждый квартал или раз в полугодие. Исходя из названия, данная проверка охватывает всё имущество предприятия, все статьи баланса. Поговорим о полной инвентаризации складского помещения.

Вначале назначается инвентаризационная комиссия. На период проведения проверки все работы по отгрузке и приёмке товара со склада приостанавливаются. Членам комиссии вручают инвентаризационные ведомости. В этих документах содержатся таблицы со всей необходимой информацией по проверяемым ТМЦ (наименования, артикулы, количество, адреса хранения). Для удобства инвентаризационные ведомости составляют из листов, последовательно скреплённых по месту расположения проверяемых товаров, с указанием стеллажей, рядов, ярусов, ячеек. Участники проверки распределяются по определённым зонам (например, по «улицам», стеллажам). При наличии на складе многоярусных высоких стеллажей предоставляется специальная подъёмная техника («люлька»), которая доставляет проверяющих к расположенному наверху товару.

Члены комиссии внимательно сверяют фактический товар с тем, что приводится в ведомости. При обнаружении несовпадений неверные данные исправляют. Если выявлено несоответствие номера товарной единицы или наименования товара на паллетоместе, цифры в соответствующей графе ведомости зачёркиваются и рядом (или в специальной графе) пишется «0», а паллету доставляют на отдельную площадку для пересчёта товара. То же происходит и в случае выявления бракованного товара: паллету перемещают в зону брака, в ведомости пишется «0» в графе, определяющей количество товара на месте хранения. В дальнейшем эксперты по браку выполняют свою работу.

Не позднее чем в течение двух дней после окончания инвентаризации, составляют сводную опись. Этот документ обязателен к подписанию всеми членами инвентаризационной комиссии.

В тех случаях, когда товар находится на складе на ответственном хранении, инвентаризационная опись и сличительная ведомость, составленная владельцем товара, являются документальным основанием для формирования акта о разногласиях. Если выявлена недостача и в договоре ответственного хранения нет пункта о штрафах за недостачу, склад выплачивает клиенту стоимость товара по минимальной розничной цене.

Выборочная (частичная) инвентаризация

Данный вид проверки охватывает не все ТМЦ, а его отдельные части (наименования). Обычно проводится по заявке клиента в случае несоответствия учётных данных собственника информации склада. Иногда инициатором частичной проверки выступает руководитель склада. Нет необходимости полностью прекращать деятельность складского комплекса или помещения при проведении частичной инвентаризации. В ней участвуют кладовщики, на чей рабочий день выпала проверка, а также возможно присутствие самого клиента или его представителя.

Вот как схематично происходит выборочная инвентаризация:

подготовка таблиц с указанием адресов ТМЦ, подлежащих проверке; непосредственно проверка наличия товара на местах; составление инвентаризационной описи; сверка полученных результатов и данных учётных систем склада и владельца; оформление итоговых документов: сличительной ведомости, таблицы несоответствий.

Порядок проведения инвентаризации на складе: основные этапы

Первый этап. Подготовительный

Стартом инвентаризации является документ (приказ, постановление) по форме ИНВ-22. В приказе оговариваются сроки проведения, список материальных активов, подлежащих проверке, и состав комиссии по инвентаризации. Примерный состав инвентаризационной комиссии:

председатель (начальник склада или его заместитель); главный бухгалтер; завскладом; специалисты предприятия (техник, инженер, другие); начальник охраны; кладовщики; внешние специалисты (представители аудиторской организации); в некоторых случаях – представители правоохранительных служб.

Участие в инвентаризации независимых аудиторов и экспертов придаёт процедуре прозрачность и увеличивает ценность её результатов. В случае неявки одного из утверждённых приказом членов комиссии, она считается недействительной.

На данном этапе происходит передача комиссии материально ответственными лицами приходно-расходных документов. Передача подтверждается расписками.

Второй этап. Основной

Включает сам процесс проверки наличия ТМЦ, проводимый инвентаризационными группами. В ходе учёта также обращается внимание на качество товара, сроки годности, условия хранения.

Всё фиксируется документально: составляются описи фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3. В них ведут не просто список ТМЦ, но приводят сорт, вид, артикул, другие характеристики. Всё это повышает точность учёта. Описи ведут в двух экземплярах: один нужен бухгалтеру для составления сличительной ведомости, другой – материально ответственному лицу.

На данном этапе могут проводиться замеры, контрольное взвешивание, счёт. Автоматизированная система инвентаризации существенно ускоряет этот этап (из неё распечатывают перечни остатков товаров и сверяют с фактически имеющимися). Составляют акт инвентаризации склада. В документах, заполняемых во время основного этапа инвентаризации, не допускаются помарки и исправления.

Третий этап. Сверка

На руках комиссии теперь есть описи фактически имеющихся товарно-материальных ценностей и данные учёта. Их сличают на тождественность или выявление несовпадений. Окончательно оформленные на основном этапе описи передают в отдел бухгалтерии (или же генеральному директору). Именно это подразделение (или должностное лицо) проводят сверку. В разных случаях составляются такие документы:

В случае выявления на складе отклонений по фактическому наличию – сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Если товары находятся по пути на склад – акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути по форме ИНВ-6. Если товар хранится не в месте проведения инвентаризации – инвентаризационную опись товаров, принятых на хранение по форме ИНВ-5. Если товары испорчены – акт о порче, бое, ломе по форме ТОРГ-15 или ТОРГ-16 (акт о списании). Заполняются в 3-х экземплярах, утверждаются руководителем.

Четвёртый этап. Заключительный

Имея ясность по соответствиям и отклонениям, руководитель предприятия издаёт заключительный документ – приказ об утверждении результатов инвентаризации. Он является основанием для взыскания ущерба с виновных лиц или привлечения их к ответственности.

Главный бухгалтер заполняет ведомость учёта результатов по форме ИНВ-26 (все цифры по колонкам: недостача, излишки, списанные товары, естественная убыль, суммы, подлежащие взысканию с виновных). С заполнением ведомости и подписанием её председателем комиссии и главным бухгалтером инвентаризация склада считается документально завершённой.

Инвентаризация на складе: «вручную» или автоматизировать процесс?

Многие предприятия проводят инвентаризацию по схеме сцены из кинофильма «Служебный роман» - вручную. То есть группа проверяющих товарищей буквально пропускает через свои руки подлежащее проверке имущество и впоследствии сверяет его с учётными данными. Другие же руководители предпочли автоматизировать процесс инвентаризации. У каждой системы есть множество сторонников и противников. Что же предпочесть? Вначале коротко обсудим каждый из этих вариантов.

Инвентаризация склада «вручную»

Этот метод предпочитают консервативно настроенные владельцы небольших складов. Главный аргумент – это способ, проверенный временем и поколениями. Проводится такая инвентаризация так же, как в уже упомянутом фильме: участники процесса вручную проверяют наличие и количество ТМЦ, записывая всё на бумагу. Обычно процедура занимает немало времени, на которое складское помещение закрывают. Приём и выдача материальных активов прекращается. После проверки данные сравниваются с учётными записями. В чём минусы этой схемы? Во-первых, длительность и утомительность однотипной деятельности. Во-вторых, пресловутый человеческий фактор: из-за невнимательности или усталости в конце дня не записали артикул уже посчитанного продукта, что-то посчитали дважды. В итоге, результаты оказываются сомнительными.

Автоматизированная инвентаризация

Автоматизирование инвентаризации, по сути, представляет замену сверки номеров проверяемых ТМЦ вручную на собирание номеров специальным устройством - мобильным -считывателем. Пересчёт остатков на складе производится через терминал сбора данных (ТСД). Преимущества автоматизированной инвентаризации:

экономия времени за счёт ускорения процесса в два раза; отсутствие ошибок вследствие «человеческого фактора»; сокращение штатных единиц склада на одну треть; отсутствие необходимости приостанавливать деятельность склада; затраты на внедрение окупаются в первые год-два; данные инвентаризации нет возможности подделать или исказить.

Введение системы автоматизации инвентаризации и её применение

Шаг 1. Составление базы данных. В неё вносятся все объекты, являющиеся товарно-материальными ценностями и подлежащие учёту.

Шаг 2. Маркировка. Пожалуй, самый длительный этап, но проводится только один раз. Заключается в нанесении на инвентаризируемые предметы наклеек с информацией (штрих-кодов).

Шаг 3. Инвентаризационный сканер считывает информацию со штрих-кодов, обрабатывает её и сохраняет.

Шаг 4. ТСД фиксирует совпадение информации с базой данных. Если же объект инвентаризации пропущен, терминал об этом сообщает.

Шаг 5. Полученные данные загружаются в систему организации и используются для дальнейшей обработки.

Сравнение инвентаризации вручную и автоматизированной инвентаризации

Инвентаризация «вручную»	Автоматизированная инвентаризация
Для кого подойдет	Для небольших компаний с малым или средним объёмом имущества, которое можно посчитать за относительно короткий промежуток времени (например, за выходные, без остановки работы склада).	Для средних и крупных компаний, с комплексом складских помещений, с наличием мест для хранения производимых и продаваемых товаров. Для ответственных собственников, желающих проводить инвентаризацию быстро, экономично и безошибочно.
Влияние на рабочую деятельность предприятия	Высокое. Вызвано задействованием значительного числа сотрудников и необходимостью «парализовать» перемещение ТМЦ по территории склада на всё время проверки.	Отсутствует. Процесс учёта и сверки проводится в абсолютно любое время без простоя в производстве (торговле) и без отрыва работников от их непосредственной деятельности.
Влияние «человеческого фактора»	Высокое. Возможно неумышленное (из-за усталости, невнимательности) и умышленное искажение данных: ошибки при подсчёте товаров, «подгонка» под учётные данные.	Минимальное. Счёт и сведение данных проводится терминалом сбора данных. Сотрудники лишены возможности повлиять на инвентаризацию.
Возможные трудности	Возникает сложность с планированием деятельности компании, поскольку процесс проверки может затянуться и занять больше планируемого времени. При смене (увольнении) материально ответственного лица также возникают трудности.	Возможны недостачи и несоответствия данных при отсутствии должной фиксации перемещения товаров.
Этапы процесса	Подготовительный: наведение порядка на складе с обеспечением свободного доступа к ТМЦ, выделением зон подсчёта по разным характеристикам товаров. Документальный: издание приказа по проведению инвентаризации с указанием сроков, объёмов, участников; подготовка отчёта по остаткам. «Парализация» перемещения материальных активов на складе на всё время проведения инвентаризации. Кадровый: необходимо создать инвентаризационную группу (иногда не одну), с отрывом от непосредственных рабочих обязанностей. Сверка полученных в ходе проверки результатов с данными учётной системы.	Создание базы данных со списком номенклатуры и учётным количеством этой номенклатуры на складе. Сбор, подсчёт фактического количества ТМЦ на складе с помощью ТСД. Загрузка полученных данных из ТСД в учётную систему. Автоматизированный анализ результатов, выявление расхождений.

Инвентаризация склада по штрихкодам

Юрий Кузьмин, заместитель генерального директора компании «Ярославские краски», Ярославль

На любом складе регулярно проводится инвентаризация. В нашем случае — ежегодная бухгалтерская и текущая, один-два раза в неделю. Текущая инвентаризация затрагивает только нижний ярус стеллажей, откуда комплектуются заказы, а годовая проверка — весь массив продукции на складе. Раньше все четыре яруса до высоты 6 м можно было охватить двумя способами: либо снимать палету, пересчитывать товар и ставить на место, либо в люльке поднимать на уровень яруса двоих человек, которые фиксировали на бумаге сведения о продукции. На это уходило много сил и времени, ведь требовалось учесть товары на 4800 палето-местах, а затем свести полученные данные воедино.

Мы задействовали минимум по три человека на каждую «улицу» на складе и бухгалтеров в офисе. Шесть лет назад для инвентаризации начали использовать терминалы сбора данных, и оказалось, что для годовой проверки хватает одного человека на «улицу». Терминал со считывателем заводского штрихкода соединен с программой складского учета. Сотрудник наводит считыватель на штрихкод, получает информацию (номер ячейки, ее содержимое, наименование и количество материала), проверяет данные и нажимает кнопку «Подтвердить». Если есть расхождение между полученными данными и сведениями, хранящимися в программе учета, он тут же их исправляет.

Вся информация автоматически попадает в общую ведомость, сводить вручную ничего не требуется. Для выбора терминалов мы изучали опыт других предприятий в Москве и Ярославле, сами испытали в работе три-четыре варианта. Они похожи, импортного производства. И практически у всех одна проблема: с ними сложно работать при низких температурах на улице. В помещениях проблем с эксплуатацией не возникает. Мы выбирали ударопрочные терминалы, чтобы продлить срок службы. Для логистического комплекса нашего масштаба достаточно восьми терминалов. Использовать их просто, работники быстро учатся.

Результат. Сроки инвентаризаций сократились втрое. Если раньше годовая проверка занимала три дня, то теперь — один. На еженедельную инвентаризацию уходит пять-десять минут в конце рабочего дня.

По материалам журнала «Коммерческий Директор»

Что нужно учитывать, чтобы автоматизированная инвентаризация склада была эффективной

Многих предпринимателей от внедрения автоматизированной системы инвентаризации останавливают опасения значительных расходов. Действительно, это дело потребует определённых финансовых и трудовых вложений. Чтобы эти расходы оправдали себя, нужно предусмотреть некоторые нюансы:

1. Выбор технологии маркировки продукции.

Самые популярные способы маркировки товаров – штриховое кодирование и система-инвентаризации.

Штриховое кодирование (штрих-код) подразумевает кодирование информации о товаре в виде чёрно-белых полос. Считывающее устройство подносится к штрих-коду, наклеенному на продукцию, и так получают все сведения о ней. Многие товары имеют «родной» (заводской) штрих-код, другие придётся маркировать самостоятельно. Для внедрения данной системы предприятию понадобится специальное программное обеспечение, оборудование для нанесения маркировки и считывания информации (ручные сканеры, сканер-столы, так далее).

Технология RFID - более прогрессивный метод маркировки. Использует радиочастотную идентификацию. Наряду с радиочастотными метками могут применять и штрих-коды, но они уступают по скорости проведения проверки RFID-меткам. Преимущества данной технологии заключаются в возможности бесконтактной идентификации товара (на расстоянии нескольких метров или даже без визуального восприятия объекта), а также в одновременном считывании нескольких RFID-меток. Соответственно, уменьшается время проверки, повышается скорость и сводится к минимуму количество работников.

2. Выбор терминала сбора данных (ТСД).

Если говорить просто, то ТСД – это миникомпьютер, предназначенный для ввода и отображения информации. Это орудие труда мерчандайзеров. Они похожи на некие космические бластеры с небольшим дисплеем, клавиатурой и считывателем меток. Данные приборы оборудованы мощным процессором. Мобильные терминалы применяют как на малых предприятиях розничной торговли, так и в крупных торговых центрах, складских комплексах. Современные ТСД классифицируют по различным показателям: по типу сканеров, условиям эксплуатации, операционным системам. Так что вы можете, исходя из своих деловых реалий, сделать отвечающий всем вашим потребностям выбор:

базовый тип. Характерным отличием является отсутствие беспроводных каналов передачи данных. Обычно считанная и введённая с клавиатуры информация содержится на видеокассете. Для её переноса на компьютер нужно разместить прибор на особой коммуникационной подставке и произвести выгрузку файла. ТСД данного типа рекомендуются использовать в обычных помещениях, они не подходят для применения в экстремальных условиях; карманный персональный компьютер (КПК). При помощи подобных устройств сотрудники имеют возможность доступа и работы со всей складской информацией. Поддерживают стандарты беспроводной связи. Очень удобны для «мобильных» работников (экспедиторов, менеджеров, тому подобное); полноразмерные терминалы. Отличительная особенность – наличие полного клавиатурного ряда и набора сканеров, при помощи которых можно решать различные виды задач. Подобные ТСД полезны тем, кто занят перемещением товаров, поскольку их можно использовать и на складах, и на улице, и в автомобиле.

3. Рациональная организация хранения товарно-материальных ценностей.

Это целая наука, которой необходимо овладеть тем, кто желает стать успешным в складской деятельности. Правильное зонирование склада (разделение его на области и зоны) послужит не только сокращению времени и трудозатрат на комплектацию заказов, но и удобству проведения инвентаризации склада. Наиболее распространённая система хранения ТМЦ называется адресной.

В чём заключается адресное хранение? Это автоматизированный процесс размещения ТМЦ на складе с учётом его характеристик, а также с учётом особенностей самого склада. Два подхода хранения в рамках адресной системы: динамический (когда за конкретным товаром нет закреплённой зоны склада, а вновь прибывший груз размещают на любом свободном месте) и статический (за определённым видом ТМЦ закреплены конкретные стеллажи, ячейки, доставленный товар данного вида хранят строго по его «адресу»).

Автоматизированная система инвентаризации на складе с адресным хранением позволяет производить частичную проверку (одна область, зона, стеллаж, полка, ячейка).

4. Осуществление контроля деятельности складских работников.

Как правило, во избежание недоразумений и неприятных происшествий, за каждым сотрудником склада закрепляют отдельный терминал сбора данных. Так все проводимые через ТСД операции становятся именными, и у руководителя всегда есть доступ к информации по хранению, перемещению ТМЦ. При обнаружении недостачи обнаружить виновного не составит труда.

Инвентаризация склада с помощью мобильного приложения

Юрий Купреев, Генеральный Директор компании «Сафкон Рус», Москва 

У нашей компании 15 точек продаж в Москве, а также головной офис и склад площадью 250 кв. м (здесь хранится около 3 тыс. позиций товара). Поскольку в основном мы занимаемся торговлей, то вынуждены проводить инвентаризацию склада каждую неделю. Пару раз сделали это вручную, но поняли: отнимает слишком много времени, к тому же появляются ошибки, что в итоге сказывается на продажах. Параллельно возникали и другие сложности.

Было невозможно определить, кто из продавцов и на какую сумму реализовал товара. Премии рассчитывали, исходя из выручки торговой точки, что вызывало недовольство сотрудников, поскольку один мог продать больше, другой – меньше.

Когда клиенты звонили, чтобы уточнить статус заказа или задать вопросы (помимо продаж, мы занимаемся монтажом систем видеонаблюдения), они не могли получить четких ответов из-за плохой координации работы отдела продаж и монтажников.

Поиск нужного решения

Сначала мы решили внедрить систему штрихкодирования, закупили принтеры для этикеток (их при приемке наклеивают на товар). У нас возникло два вопроса: как сканировать штрихкоды и как переносить их потом в программу «1С» (мы работаем на «1С:Управление небольшой фирмой», далее – «1С:УНФ»). Изучили опыт других компаний: оказалось, 90% из них используют специальные терминалы для инвентаризации. Мы решили пойти аналогичным путем. К сожалению, такой способ оказался дорогостоящим, да и сам процесс шел медленно, постоянно возникали сложности. И хотя все заработало, спустя шесть месяцев мы пришли к неутешительным выводам:

в штате нужно держать хорошего системного администратора, так как сотрудник без определенных навыков не мог даже подключить терминал к wi-fi, не говоря уже о том, чтобы провести синхронизацию по окончании работы; при проведении сверок оборудование часто вылетало из Cети, порой даже исчезали документы, всю работу приходилось делать заново; система не отличалась гибкостью для расширения функционала, то есть использовать терминал где-либо еще, кроме инвентаризации, было трудно; сложно было настроить групповую инвентаризацию, когда несколько устройств считывают штрихкоды и выгружают их в один документ; приходилось создавать несколько документов, вручную сводить их в единый, что занимало два–три часа.

Тогда мы решили отказаться от использования терминальной системы (сами терминалы планируем продать). Опять начали изучать тему и тут натолкнулись на новое решение – мобильное приложение к используемой нами программе «1С:УНФ».

Как решили проблему инвентаризации

Как я упомянул, мы отказались от терминалов, а штрихкоды начали сканировать с помощью камер мобильных устройств. Сам процесс сканирования стал занимать чуть больше времени, но за счет полученных преимуществ данный подход оказался более удачным. Мобильное приложение мы доработали специально для считывания штрихкодов (платформа «1С:Предприятие» позволяет это сделать), воспользовавшись услугами сторонней организации.

Теперь, во-первых, не возникает проблем с подключением к wi-fi (смартфон автоматически находит Сеть, в отличие от терминала, который мог подключить только системный администратор путем сложных манипуляций), а также с выгрузкой документов.

Во-вторых, приложение можно скачать в App Store или Google Play, что позволяет новому сотруднику сразу же начать им пользоваться (он фиксируется как новый пользователь, действия которого можно легко отследить). У каждого устройства свой индекс, что позволяет увидеть в системе, какую работу выполнил сотрудник с его помощью, какие документы создал. И наконец, главным преимуществом стала экономия денег, ведь больше не требовалось покупать оборудование каждому сотруднику. Затраты складываются из стоимости разработки программы и расходов на покупку смартфона, если у работника не было данного устройства.

Поясню, как теперь происходит обмен данными при инвентаризации:

сотрудник с помощью камеры смартфона (планшета), на котором установлено мобильное приложение, сканирует штрихкод товара; по штрихкоду мобильное приложение открывает документ, куда сотрудник вносит необходимую информацию; по завершении работы сотрудник нажимает кнопку «синхронизация», появляется сводный документ, затем мобильное устройство связывается через wi-fi с «привязанным» к нему рабочим компьютером, и сведения передаются на сервер, на котором установлена программа «1С:УНФ».

Как оптимизировали процесс продаж

Сократили ожидание клиентом очереди. Чтобы продать высокотехнологичный товар, требуется достаточно много времени – 20–25 минут. Устройство нужно показать в действии, описать его характеристики. Когда мы пользовались компьютерами, у нас даже возникали очереди, менеджерам приходилось ждать, пока освободится один из них, чтобы обслужить клиента. Когда же все менеджеры стали использовать мобильное приложение, процесс продажи упростился. Каждый из них может на своем телефоне показать видеоролик о товаре, сформировать заказ, скинуть нужные документы клиенту на почту. Для этого в приложении мы сделали вкладку, куда вынесена информация о технических характеристиках продукции. Такой подход позволил сократить процесс обслуживания в разы. Пока покупатель направляется к кассе, менеджер успевает распечатать документы с чеком (в нашей компании каждый менеджер ведет своего клиента до конца). У нас в планах сократить и этот процесс. Мы закупили считывающие чехлы для смартфонов, а также bluetooth-принтер. С их помощью менеджер сможет просканировать штрихкод и тут же отправить документы на печать для оплаты. Клиенту не придется даже подходить к кассе за чеком, процесс оформления покупки займет 2–3 минуты. Решили проблему необоснованных скидок. При прежней системе мотивации менеджерам было выгодно обслужить как можно больше покупателей, поэтому многие из них получали слишком большие скидки. Теперь у клиентов есть дисконтные карты. При покупке сотрудник считывает штрихкод карты камерой мобильного телефона, и если скидка положена, то цена меняется. Примечательно, что у разных клиентов размер дисконта может быть разным, ведь объемы их закупок также сильно различаются. Наладили оперативное управление наличием товаров. Нам приходится постоянно отслеживать объем товара на складах, чтобы не получалось, что на одном лежит 10 единиц одного наименования, а на другом нет ни одной. Теперь в диалоговом окне можно ввести наименование товара или его штрихкод и получить данные о распределении по торговым точкам. Кроме того, если в какой-то торговой точке есть товар в количестве больше единицы, а в других его нет, то приложение автоматически выдает эту информацию кладовщику, помечает позицию красным шрифтом. Это сигнал, что товар нужно рассортировать по точкам продаж. Такая система значительно упростила жизнь. Если раньше у нас работали три кладовщика, которые постоянно не справлялись со своими обязанностями, то через два месяца после автоматизации мы перевели одного из них на другую должность. Избавились от неразберихи при общении с клиентами по электронной почте. Изначально мы пользовались программой Outlook и сталкивались с кучей проблем. Получалось так, что сразу несколько менеджеров отвечали на одно и то же письмо клиента, порой противореча друг другу. Чтобы избежать подобных ситуаций, мы внедрили почтовик в систему «1С:УНФ», и теперь почта открывается отдельным диалоговым окном. Благодаря групповой обработке документов мы можем отслеживать и помечать, кто конкретно ответил на письмо, какие файлы отправил, что еще осталось сделать.

Как решили проблему мотивации продавцов и повышения качества обслуживания клиентов

В каждой торговой точке, в зависимости от ее площади, мы установили по 4–8 камер, подключили микрофоны и динамики. Непосредственно в офисе на стене разместили 10 мониторов – на каждый выводится изображение с двух торговых точек (еще два для служебной информации). Теперь мы не только видим картинку, но и имеем возможность двусторонней аудиосвязи. Что это дало? Во-первых, мы можем с легкостью контролировать время открытия точек. Во-вторых, оперативно отвечать на вопросы продавцов по работе того или иного оборудования. В дальнейшем планируем синхронизировать видеоконтроль с процессом продажи и программой «1С:УНФ». Это позволит привязать видео- и аудиофайлы непосредственно к моменту продажи. Так мы надеемся решить проблему спорных ситуаций, когда клиент приходит и говорит, что ему что-то не доложили. Запись хранится два месяца, потом архивируется и хранится еще три месяца. Если клиент не приходит с претензиями в течение этого времени, мы ее удаляем.

С помощью мобильного приложения удалось решить проблему мотивации продавцов. Ранее для каждой торговой точки мы утверждали план продаж и размеры премий. Например, если за смену в кассу поступало 50 тыс. руб., то продавец получал премию 2 тыс. руб., если 80 тыс. руб. – 5 тыс. руб. Это было не совсем справедливо, потому что маржинальность товара разная, где-то наценка больше, где-то меньше, да и в команде один менеджер работает лучше, другой хуже. После внедрения мобильного приложения мы пересмотрели систему мотивации. Для каждого павильона установили минимальную месячную норму прибыли (исходя из арендной ставки, количества персонала, стоимости торгового оборудования, выставочных стендов). После выполнения этого показателя менеджер получает 3% с каждой последующей продажи. Кроме того, теперь мы видим, сколько заказов оформил каждый менеджер, знаем общую сумму. Да и сотрудники могут отслеживать свою зарплату и премиальные.

Координация работы сервиса и монтажников

У нас возникали проблемы с предоставлением клиенту информации, например, о статусе выполнения заказа. Мы не могли ответить на такие вопросы оперативно, потому что нужно было найти менеджеров, которые занимались этим заказом, при этом всем приходилось совершать большое количество действий. С внедрением IP-телефонии на каждый мобильный телефон эта проблема была решена, поскольку появилась возможность перевода звонка на нужного сотрудника. Например, если клиент звонит и интересуется статусом выполнения работ по монтажу, секретарь запрашивает номер заказа, вводит его в базу и сразу же находит ответственного менеджера, а затем просто переводит разговор на него. Кроме того, мы наладили систему sms-оповещения клиентов: когда поступает оплата, покупатель получает извещение: «Спасибо за оплату. Вы можете подъехать, чтобы забрать свой товар». К серверу подключен обычный модем с сим-картой, с одним из операторов заключен договор (чтобы клиенты получали оповещения от имени нашей компании). А вот сама отправка сообщений происходит непосредственно через программу «1С:УНФ». Для этого был написан дополнительный модуль, позволяющий автоматически отправлять извещения клиентам, чьи телефоны занесены в базу.

Аналогичное сообщение приходит и при завершении диагностики или монтажа оборудования. Таким образом, автоматизация на базе мобильной платформы сэкономила время, позволила наладить процесс продаж, а также сберегла средства.

Общие итоги

Скорость работы выросла в разы. После внедрения мобильного приложения каждый из отделов компании дал положительный отзыв. Среднее время оформления продажи сократилось более чем в два раза. Количество «не подошедшего» товара снизилось более чем на 70%, поскольку теперь каждый менеджер может показать продукт в действии с помощью видео, распечатать все инструкции. Бардак, творившийся в монтажном и сервисном отделах вследствие использования различного программного обеспечения, наконец-то прекратился. Клиент, монтажник и ремонтник получают интересующую информацию мгновенно. На анализ цифр уходит 15–20 минут вместо 2–3 часов. Директор должен уметь быстро принимать решения, а для этого требуется достоверная информация. Поэтому мы настроили «1С:УНФ» так, что теперь я ежедневно получаю в одном документе данные об объемах продаж по каждой точке, о поступлении товаров на склад, их списании, сведения об инкассации. Анализ всех цифр занимает у меня не два-три часа в неделю, а 15–20 минут. В мобильное приложение также добавили определенные отчеты для анализа, например, дневной отчет позволяет получить данные об объеме продаж во всех торговых точках за смену, посмотреть сведения о запасах, проконтролировать остатки.

Рекомендация директорам

Выбирая программное обеспечение, поручите системному администратору изучить возможности его модернизации. Пусть выяснит, продолжает ли производитель добавлять новые функции, насколько сложно его дорабатывать. Так получилось, что мы изначально выбрали терминалы, для которых производитель давно закончил выпускать новые версии программного обеспечения. На каждом этапе интеграции приходилось общаться с тремя техподдержками, а это неудобно. После внедрения мобильного приложения проблема исчезла, поскольку взаимодействие осуществляется только со специалистами, которые настраивали для нас «1С:УНФ».