Опубликовано: 06.09.2018
При расчете с физическими лицами за наличные индивидуальные предприниматели и ООО используют бланки строгой отчетности, которые представляют собой аналог кассового чека. В данной статье мы разберем, что называют этим термином, как заполняют журнал учета БСО и приведем пример его оформления.
Бланк строгой отчетности представляет собой документ, который подтверждает оплату за товар или оказанную услугу от частного лица в виде наличного расчета или при помощи платежной карты. Согласно с требованиями законодательства, магазины и другие торговые точки должны быть оборудованы контрольно-кассовыми машинами, поэтому БСО используются лишь в ограниченных случаях:
Книга заполняется предпринимателем или ответственным лицом
Внимание: БСО используются только при работе с населением — выдавать их предпринимателям, компаниям или организациям запрещено, но при этом процедура обязательной проверки статуса второй стороны законом не предусмотрена.
Законодательство позволяет предпринимателям и организациям как использовать типовые бланки БСО, так и создавать их самостоятельно. В типовом бланке есть все необходимое для правильного оформления, поэтому мы рекомендуем использовать именно его. Впрочем, вам ничего не мешает составить его самостоятельно. Для этого в документе необходимо указать следующие пункты:
Полное название документа, серия и номер. Полное название компании (ООО), ФИО индивидуального предпринимателя. Для компаний — юридический адрес. Индивидуальный налоговый номер для ИП или ООО. Тип предоставляемой услуги или наименование товара. Стоимость услуги или товара (каждой позиции в отдельности и общая сумма). Сумма оплаты. Дата составления БСО или совершения сделки. ФИО ИП или сотрудника, который отвечает за подобные операции. Мокрая печать (при наличии), другие виды реквизитов.Данный бланк можно заказать в типографии. Если печать осуществляется в типографии, то на бумаге также обязательно должна присутствовать информация о заказе:
Тираж, год выпуска. ИНН и название типографии. Адрес типографии и номер заказа.Также бланки можно изготовить при помощи так называемых “автоматизированных систем”, но проблема в том, что обычный принтер использовать для этого нельзя. Министерство Финансов России выдвигает к автоматизированным системам следующие требования:
Защита оборудования от несанкционированного использования сторонними лицами. Хранение серии и номера бланка БСО. Фиксация и идентификация действий, произведенных с БСО, на протяжении 5 календарных лет.Книга прошивается и подписывается, листы в обязательном порядке нумеруются
По сути, под эти требования попадают только типографии — автоматизированных систем, отвечающих подобным запросам, в России практически нет. Бланки, распечатанные в типографии, передаются ответственному сотруднику перед комиссией. Приемка проводится материально ответственным лицом, назначенным соответствующим приказом по предприятию, в день получения бумаг. Также в приказе указывается председатель и члены комиссии, он подписывается ИП или главой ООО. После этого проводится процедура сверки с накладными при получении (нужно пересчитать точное количество бланков и проверить их серии-номера). По завершении приемки составляется акт, на основании которого они ставятся на учет, регистрируясь в соответствующей книге. Хранение полученных и зарегистрированных бумаг осуществляется:
В закрывающихся сейфах. В шкафах металлических. В оборудованных комнатах.Владелец должен организовать такие условия хранения, при которых порча или пропажа документов строгой отчетности будет невозможна. По окончании рабочего дня сейф или помещение в обязательном порядке опечатывается и пломбируется, чтобы исключить возможность доступа посторонних лиц.
Внимание: доступ к документам должно иметь только ответственное лицо. Недопустимо хранить их в столе или среди других документов там, куда имеют доступ посторонние лица.
Отметим, что копии БСО и их отрывные корешки также должны сохраняться в особых условиях. Обычно их складывают в спецмешки и опечатывают, после чего хранят на протяжении 5 лет (при необходимости их нужно будет предъявить проверяющим органам). По окончании этого срока составляется отдельный акт на списание бумаг, после чего их уничтожают. Той же процедуре подвергаются и испорченные бланки. Для составления акта также привлекается комиссия, которая назначается соответствующим приказом. После процедуры уничтожения ставится соответствующая запись в журнале учета.
Разберем, как правильно вести книгу учета бланков строгой отчетности и кто это обязан делать. Если ИП или ООО работает с БСО, то вести подобную книгу нужно в обязательном случае. Первым делом определимся, какую форму использовать. Для предпринимателей и обществ с ограниченной ответственностью используется так называемый журнал учета БСО, форма которого не установлена законодательством. Мы рекомендуем журнал, который используется муниципальными и государственными компаниями, утвержденный распоряжением Министерства Финансов РФ в 2010 году. Это поможет вам избежать недоразумений и разночтений проверяющими органами — подобные журналы имеются в свободной продаже и стоят недорого. При необходимости вы можете дополнить его нужными столбцами, добавив необходимые вам пункты.
Внимание: книга учета бланков строгой отчетности пронумеровывается, прошивается и подписывается владельцем ООО или ИП. Также на прошивке ставится печать.
Старайтесь вести книгу аккуратно, без явных ошибок и исправлений. Указывайте дату и количество полученных бланков, серии, номера, названия. Если в процессе работы БСО был испорчен или при его заполнении допущены ошибки, то листок не выбрасывается, а перечеркивается и прикладывается в книгу учета.
В книгу вносятся любые действия с БСО
Заниматься ведением журнала должен материально ответственный сотрудник или глава компании, назначенный соответствующим приказом (также подписывается соглашение о материальной ответственности). Записи в журнале делаются в процессе работы — вносить данные необходимо в день получения или выдачи листков.
При этом следует отметить, что в книгу вносятся только два действия:
Получение распечатанных листов из типографии. Передача листов ответственному лицу, которое выдает их покупателям.Вносить в журнал информацию о каждом выданном листе не нужно.
Индивидуальный предприниматель в 2018 году уже не должен вести кассовую книгу, поскольку устройство само передает необходимые данные. Но это не значит, что ИП должен отказаться и от журнала учета: при получении и выдаче листков обязательно необходимо делать соответствующие заметки. Это касается всех видов деятельности ИП, особенно если он работает по УСО, ЕНВД или патенту.
Часто начинающие предприниматели задаются вопросом: что лучше оформить, бланки или контрольно-кассовый аппарат? Ответ на этот вопрос не может быть однозначным. Конечно, кассовый аппарат практичнее и удобнее, но нужно учитывать, что он, во-первых, стоит денег, во-вторых, его нужно регистрировать в налоговой, в-третьих, обучать персонал, в-четвертых, заключать дополнительный договор на обслуживание с ЦТО и следить за состоянием аппарата. Это довольно сложная и затратная процедура, к тому же, в итоге ККМ нужно будет сдавать, обращаясь и в налоговую, и в ЦТО, собирая документы и пр. Если вы работаете исключительно с частными лицами и объемы продаж невелики, то, возможно, разумнее оформить книгу учета БСО (образец заполнения для ИП мы приведем ниже). Несмотря на кажущуюся сложность работы с листами, все на самом деле просто: вы закажете их в типографии, сложите в сейфе, заведете журнал и будете выдавать по мере надобности продавцам или менеджерам.
Есть еще одно преимущество, которое касается индивидуальных предпринимателей, не привязанных к одной точке (оказывающих выездные услуги) — таскать с собой ККМ не всегда возможно и безопасно. Другое дело бланки — их можно хранить просто в транспортном средстве и оформлять на объекте заказчика/покупателя. По данной ссылке можно скачать пример заполнения формы 0504045 — подставьте свои данные и внесите их в журнал учета БСО.