Главная › Новости

Выдача расчетных листков в электронном виде

Опубликовано: 06.09.2018

Терминал выдачи и обработки путевых листов

Вопрос

В организации 1500 работников на удалении по всему Крыму , следовательно выдать расчетные листки лично каждому в руки бухгалтеру не предоставляется возможным. Каким образом организовать выдачу расч. листков по зарплате, чтобы избежать штрафов?

Ответ

Закон не запрещает выдавать расчетные листки не в бумажном, а в электронном виде.

Вам не надо распечатывать расчетные листки, приглашать в бухгалтерию работников и выдавать каждому документ.

Расчетный листок в электронном виде можно:

Расчетный листок — по электронной почте

Компания вправе установить, что работники будут получать расчетные листки по электронной почте. Этот способ пропишите в том локальном нормативном акте, который утвердил форму расчетного листка. Так рекомендует Роструд в письме от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1.

Минтруд России не возражает, но уточняет, что порядок извещения нужно закрепить в одном из документов:

Условие об электронном извещении работника не противоречит требованиям статьи 136 Трудового кодекса (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Судьи тоже считают, что направлять расчетные листки работникам по электронной почте можно (определения Московского городского суда от 18.07.2011 по делу № 33-22203, от 24.05.2011 по делу № 33-15061).

Кадровик должен ознакомить работников с локальным нормативным актом, в котором установлен порядок выдачи расчетных листков под роспись (ч. 2 ст. 22 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Если это условие находится, например, в положении об оплате труда, рекомендуем оформить лист ознакомления с локальным актом и прикрепить его к положению.

Доступ к расчетному листку по логину и паролю

Компания предоставляет каждому работнику личный логин и пароль для доступа в программу, которая формирует расчетные листки. Каждый работник получает доступ только к своим персональным данным. Из программы он может распечатать свой расчетный листок. Работники без персональных рабочих компьютеров заходят в программу со специально выделенных мест доступа. Судьи поддерживают такой порядок (апелляционное определение Омского областного суда от 24.07.2013 по делу № 33-4740/2013).

Расчетный листок в личном кабинете или на личной странице работника

В день выдачи или перечисления зарплаты за вторую половину месяца бухгалтер размещает расчетные листки в личных кабинетах или на личных страницах работников в интернет-банке. Условие об этом должно быть прописано в положении об оплате труда компании. Каждый работник имеет доступ только к своему расчетному листку. Сохранность персональных данных обеспечивается.

Этот способ извещения о зарплате судьи также одобряют. Вот примеры положительных судебных решений:

апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 по делу № 33-4700/2014.